Nouveautés

Un calcul automatique à partir du CRG

Lorsqu’un compte-rendu de gestion est présent sur le contrôle, les frais vérificateur peuvent être calculés automatiquement à partir du document.

Les montants proposés restent à vérifier avant de poursuivre. Le calcul manuel est toujours disponible. Cette fonction est proposée en version bêta.

L’analyse peut prendre quelques minutes, notamment lorsque le document est un scan. Si besoin, un calcul en cours peut être annulé. Relancer le calcul sur des frais déjà enregistrés demande confirmation. Un calcul déjà saisi peut aussi être effacé pour recommencer.

Sur le contrôle de l’année du décès, le calcul automatique n’est pas proposé : il se fait à partir de l’assiette de l’année précédente.

Une preuve de dépôt pour le tuteur

Après l’envoi de ses documents, le tuteur peut télécharger une preuve de dépôt au format PDF.

L’accusé de réception liste désormais l’ensemble des types de documents transmis.

Relire les emails envoyés d’un dossier

Les emails envoyés depuis un dossier (tuteur, tribunal, contact de succession, lien de dépôt, relances) peuvent désormais être relus depuis l’historique. Le contenu, le sujet et les destinataires restent consultables après l’envoi. Cette consultation concerne les emails envoyés à partir de cette version.

Télécharger les documents d’un contrôle en un PDF

Plusieurs documents d’un contrôle peuvent être téléchargés en un seul fichier PDF, y compris sur un dossier déjà clôturé. Cette action est prévue notamment pour l’impression ou la transmission groupée au tribunal.

Une composition des contrôles visible d’un coup d’œil

Sur la liste des dossiers, le statut est remplacé par des badges qui distinguent clairement les contrôles en attente de documents, à contrôler et terminés. Vous pouvez filtrer la liste selon ces états, et définir un filtre par défaut dans vos préférences personnelles. Le filtre et la recherche sont conservés pendant votre session de travail.

Consulter les points après le contrôle

Une fois le contrôle finalisé, les rapports générés et la consultation des points de contrôle en lecture seule sont regroupés dans un même espace « Après le contrôle ».

Factures et relances plus lisibles

La liste des factures met mieux en avant l’historique des relances, notamment la date de dernière relance. Une explication des relances automatiques est disponible directement depuis la page.

Un cotuteur associé au dossier

Un cotuteur peut désormais être renseigné sur un dossier, en complément du tuteur principal.

Il est pris en compte dans le suivi du dossier, les échanges et les différentes étapes du contrôle, afin de mieux couvrir les situations dans lesquelles plusieurs représentants interviennent.

Une gestion des dossiers simplifiée

Les fenêtres de création et de modification d’un dossier ont été réorganisées pour rendre le parcours plus lisible.

Les informations relatives au majeur protégé, aux tuteurs, au tribunal, à la période de contrôle et à la succession sont désormais plus faciles à retrouver et à modifier.

Une facturation mieux sécurisée

Un aperçu de la facture est maintenant présenté avant la validation du contrôle afin de vérifier les montants et les informations qui seront générées.

Le calcul des frais tient également mieux compte de la participation du majeur protégé.

Les factures PDF mentionnent désormais le tuteur afin d’être plus facilement identifiables par leurs destinataires.

Une extraction des ordonnances plus précise

La reconnaissance des ordonnances a été améliorée pour préremplir davantage d’informations lors de la création d’un dossier, notamment le vérificateur désigné.

Les informations extraites restent entièrement vérifiables et modifiables avant la création du dossier.

Un dépôt de documents plus clair

Les tuteurs peuvent désormais suivre la progression de l’envoi de leurs documents et visualiser les fichiers déjà déposés ou en cours d’envoi.

Un accusé de réception leur est automatiquement adressé après la transmission de leurs documents.

Une gestion des dossiers plus souple

La période de contrôle d’un dossier actif peut maintenant être corrigée plus facilement.

Une meilleure vérification des adresses email

Smart Tutelles vérifie désormais le format et le domaine des adresses email avant leur enregistrement et avant l’envoi d’un message.

Lorsqu’une adresse semble incorrecte, l’envoi est automatiquement désactivé et une explication apparaît à l’écran.

Un meilleur suivi des échecs d’envoi

Une notification est ajoutée au centre de notifications lorsqu’un email différé n’a pas pu être envoyé, par exemple après la finalisation d’un contrôle ou lors d’un rappel.

Des contacts tribunal plus faciles à gérer

Les contacts d’un tribunal peuvent désormais être créés ou modifiés directement depuis la création d’un dossier ou lors du changement de tribunal rattaché.

Des notes internes dans les dossiers

Il est désormais possible d’ajouter des notes internes à un dossier.

Ces notes restent réservées à l’organisation et ne sont jamais transmises au tribunal ou aux autres destinataires des communications.

Des modèles plus simples à réutiliser

La gestion des modèles a été réorganisée sous forme de tableau.

Un modèle existant peut être dupliqué en un clic. Le contenu rédigé dans un champ de texte peut également être enregistré directement comme nouveau modèle.

Une saisie manuelle pour les frais du tuteur

L’assiette de l’année précédente utilisée pour comparer les frais du tuteur au barème peut maintenant être renseignée manuellement depuis la checklist du contrôle.

Cette possibilité facilite le traitement des situations dans lesquelles les données du contrôle précédent ne sont pas disponibles dans Smart Tutelles.

Un espace de dépôt sans création de compte

Un lien sécurisé peut désormais être adressé au tuteur afin qu’il transmette les documents nécessaires au contrôle sans créer de compte.

Depuis Smart Tutelles, le vérificateur peut :

• consulter le statut du dépôt ;
• relancer le tuteur ;
• retrouver les documents directement dans le contrôle ;
• suivre plus facilement les éléments reçus / non reçus.

Un calcul plus fiable sur les contrôles pluriannuels

La comparaison des frais du tuteur avec le barème s’appuie désormais sur le dernier contrôle précédent dans la fréquence du dossier.

Le montant de référence s’affiche correctement pour les contrôles annuels, biennaux et triennaux.

Une meilleure gestion de la TVA

Les organisations bénéficiant de la franchise en base de TVA peuvent désormais l’indiquer dans leurs paramètres.

Les factures sont alors générées avec un taux de TVA à 0 % et la mention légale correspondante.

Un carnet de contacts pour les structures

Les associations et les préposés d’établissement peuvent maintenant enregistrer plusieurs personnes dans un carnet de contacts.

Un référent peut ensuite être désigné pour chaque dossier. Les emails relatifs au dossier lui sont automatiquement adressés lorsqu’il est renseigné.

Le tuteur et son référent peuvent être modifiés rapidement depuis le parcours du dossier.

Un meilleur suivi de l’activité

Une colonne « Dernière activité » a été ajoutée à la liste des dossiers pour mieux identifier ceux qui ont récemment évolué.