Nouveautés

Un cotuteur associé au dossier

Un cotuteur peut désormais être renseigné sur un dossier, en complément du tuteur principal.

Il est pris en compte dans le suivi du dossier, les échanges et les différentes étapes du contrôle, afin de mieux couvrir les situations dans lesquelles plusieurs représentants interviennent.

Une gestion des dossiers simplifiée

Les fenêtres de création et de modification d’un dossier ont été réorganisées pour rendre le parcours plus lisible.

Les informations relatives au majeur protégé, aux tuteurs, au tribunal, à la période de contrôle et à la succession sont désormais plus faciles à retrouver et à modifier.

Une facturation mieux sécurisée

Un aperçu de la facture est maintenant présenté avant la validation du contrôle afin de vérifier les montants et les informations qui seront générées.

Le calcul des frais tient également mieux compte de la participation du majeur protégé.

Les factures PDF mentionnent désormais le tuteur afin d’être plus facilement identifiables par leurs destinataires.

Autres améliorations

• Un avertissement signale un possible doublon de majeur protégé dès l’analyse de l’ordonnance.
• La durée de contrôle par défaut peut être définie dans les paramètres de la structure.
• La liste des dossiers affiche des indicateurs plus utiles et le détail des contrôles par année au survol.
• Le statut du contrôle est désormais aligné sur la présence du compte-rendu de gestion.
• Le simulateur de frais est accessible directement depuis le menu de l’application.
• Les libellés des statuts de contrôle ont été clarifiés.

Une extraction des ordonnances plus précise

La reconnaissance des ordonnances a été améliorée pour préremplir davantage d’informations lors de la création d’un dossier, notamment le vérificateur désigné.

Les informations extraites restent entièrement vérifiables et modifiables avant la création du dossier.

Un dépôt de documents plus clair

Les tuteurs peuvent désormais suivre la progression de l’envoi de leurs documents et visualiser les fichiers déjà déposés ou en cours d’envoi.

Un accusé de réception leur est automatiquement adressé après la transmission de leurs documents.

Une gestion des dossiers plus souple

La période de contrôle d’un dossier actif peut maintenant être corrigée plus facilement.

Autres améliorations

• La saisie des dates est également possible directement au clavier au format JJ/MM/AAAA.
• Les réglages sont maintenant organisés en plusieurs sections.
• Le contact tribunal est automatiquement sélectionné lorsqu’un seul contact est disponible.
• Les documents PDF volumineux sont mieux pris en charge.
• Le guide de démarrage peut être temporairement masqué.
• Les limites d’envoi ont été adaptées selon le type de document.
• La fenêtre de création d’un dossier s’adapte mieux aux écrans de faible hauteur.

Une meilleure vérification des adresses email

Smart Tutelles vérifie désormais le format et le domaine des adresses email avant leur enregistrement et avant l’envoi d’un message.

Lorsqu’une adresse semble incorrecte, l’envoi est automatiquement désactivé et une explication apparaît à l’écran.

Un meilleur suivi des échecs d’envoi

Une notification est ajoutée au centre de notifications lorsqu’un email différé n’a pas pu être envoyé, par exemple après la finalisation d’un contrôle ou lors d’un rappel.

Des contacts tribunal plus faciles à gérer

Les contacts d’un tribunal peuvent désormais être créés ou modifiés directement depuis la création d’un dossier ou lors du changement de tribunal rattaché.

Autres améliorations

• Lorsque le majeur protégé est décédé, la date de décès apparaît maintenant sur la page de garde du rapport de vérification.
• La présentation du détail des frais a été simplifiée.
• Le document auparavant nommé « Calcul des frais » devient « Détail des frais ».

Des notes internes dans les dossiers

Il est désormais possible d’ajouter des notes internes à un dossier.

Ces notes restent réservées à l’organisation et ne sont jamais transmises au tribunal ou aux autres destinataires des communications.

Des modèles plus simples à réutiliser

La gestion des modèles a été réorganisée sous forme de tableau.

Un modèle existant peut être dupliqué en un clic. Le contenu rédigé dans un champ de texte peut également être enregistré directement comme nouveau modèle.

Une saisie manuelle pour les frais du tuteur

L’assiette de l’année précédente utilisée pour comparer les frais du tuteur au barème peut maintenant être renseignée manuellement depuis la checklist du contrôle.

Cette possibilité facilite le traitement des situations dans lesquelles les données du contrôle précédent ne sont pas disponibles dans Smart Tutelles.

Autres améliorations

• Un bouton de création rapide a été ajouté à côté de la rubrique « Dossiers » dans le menu principal.
• L’envoi du lien et du code de dépôt tuteur est désormais accessible depuis le menu « Envoyer un email », avec une prévisualisation du message avant son envoi.
• La limite de documents pouvant être déposés dans un contrôle a été augmentée.
• La date de l’ordonnance peut être modifiée depuis le dossier.

Correctifs

• Correction du décalage d’un jour pouvant apparaître sur certaines dates.
• Correction d’un chargement infini après l’approbation ou le rejet d’un contrôle.

Un espace de dépôt sans création de compte

Un lien sécurisé peut désormais être adressé au tuteur afin qu’il transmette les documents nécessaires au contrôle sans créer de compte.

Depuis Smart Tutelles, le vérificateur peut :

• consulter le statut du dépôt ;
• relancer le tuteur ;
• retrouver les documents directement dans le contrôle ;
• suivre plus facilement les éléments reçus / non reçus.

Un calcul plus fiable sur les contrôles pluriannuels

La comparaison des frais du tuteur avec le barème s’appuie désormais sur le dernier contrôle précédent dans la fréquence du dossier.

Le montant de référence s’affiche correctement pour les contrôles annuels, biennaux et triennaux.

Une meilleure gestion de la TVA

Les organisations bénéficiant de la franchise en base de TVA peuvent désormais l’indiquer dans leurs paramètres.

Les factures sont alors générées avec un taux de TVA à 0 % et la mention légale correspondante.

Autres améliorations

• Les dates de naissance allant jusqu’à 150 ans sont désormais acceptées afin de couvrir certaines situations particulières.

Un carnet de contacts pour les structures

Les associations et les préposés d’établissement peuvent maintenant enregistrer plusieurs personnes dans un carnet de contacts.

Un référent peut ensuite être désigné pour chaque dossier. Les emails relatifs au dossier lui sont automatiquement adressés lorsqu’il est renseigné.

Le tuteur et son référent peuvent être modifiés rapidement depuis le parcours du dossier.

Un meilleur suivi de l’activité

Une colonne « Dernière activité » a été ajoutée à la liste des dossiers pour mieux identifier ceux qui ont récemment évolué.

Autres améliorations

• Lorsque plusieurs documents du même type sont déposés simultanément, ils ne se remplacent plus entre eux.
• Le sélecteur de dates est plus intuitif.
• La liste des tuteurs est plus simple à parcourir.
• Les logos volumineux provoquent moins d’échecs lors de l’envoi d’emails.

Reprendre un contrôle finalisé

Un contrôle approuvé ou rejeté peut désormais être rouvert afin de corriger une erreur.

Lors de la reprise :

• les rapports précédemment générés sont supprimés ;
• la facture associée est annulée ;
• les documents déposés sont conservés ;
• les données financières restent disponibles ;
• la reprise apparaît dans le fil d’activité du dossier.

Des factures annulées mieux identifiées

Les factures annulées sont maintenant clairement distinguées des autres factures.

Elles sont exclues des totaux et ne peuvent plus être marquées comme payées.

Des frais d’impression facturables

Les frais d’impression et de reprographie peuvent désormais être ajoutés à la facturation.

Une meilleure gestion des documents

Un type de document spécifique « Ordonnance de dessaisissement » a été ajouté afin de le distinguer des ordonnances supplémentaires.

La liste des types de documents a également été simplifiée en retirant plusieurs catégories devenues inutiles.

Autres améliorations

• Les montants détaillés du calcul des frais complètent uniquement les champs encore vides.
• Une confirmation est demandée lorsqu’une valeur existe déjà.
• Les intitulés des documents et de l’interface ont été harmonisés.
• L’alerte de clôture apparaît uniquement lors du dépôt d’une ordonnance de dessaisissement.

Plusieurs vérificateurs dans une organisation

Smart Tutelles permet désormais de travailler avec plusieurs vérificateurs au sein d’une même organisation.

Deux rôles supplémentaires sont disponibles :

• le manager, qui supervise l’activité ;
• le vérificateur, qui accède aux dossiers qui lui sont assignés.

Les emails, documents PDF et notifications utilisent automatiquement les informations du vérificateur responsable du dossier.

Exporter un ou plusieurs dossiers

Un dossier complet peut désormais être exporté au format ZIP.

L’export est accessible depuis :

• la page du dossier ;
• le tableau des dossiers ;
• la sélection groupée de plusieurs dossiers.

Autres améliorations

• L'absence compte-rendu de gestion n’empêche plus la finalisation du contrôle.
• Les points de contrôle s’adaptent à la mesure de protection et au lieu de vie.
• La liste des dossiers indique maintenant le nombre de contrôles déjà réalisés.

Une liste des dossiers plus lisible

Le tableau des dossiers a été retravaillé afin de faciliter le suivi quotidien.

Les actions sont regroupées dans un menu unique, les statuts sont plus visibles et de nouveaux tris permettent de retrouver plus rapidement un dossier.

Un tableau de bord recentré

Les indicateurs mettent davantage en avant les priorités opérationnelles :

• dossiers en retard ;
• dossiers à traiter ;
• dossiers à jour ;
• contrôles restants.

Des préférences d’envoi personnalisables

Chaque organisation peut définir le comportement par défaut des envois d’emails au tribunal, au tuteur ou au contact de succession.

Ces réglages déterminent les options précochées dans les fenêtres d’envoi.

Autres améliorations

• Tous les documents d’un dépôt peuvent être classés comme relevés bancaires en une seule action.
• La liste des factures affiche maintenant le tuteur concerné.
• Le nombre total de dossiers est maintenant visible depuis le tableau.
• La consultation des documents est plus performante.
• La recherche retrouve plus facilement les dossiers de personnes décédées.

Un parcours de contrôle entièrement renouvelé

L’interface de contrôle a été repensée afin de rendre le parcours plus lisible et plus fluide.

Chaque contrôle dispose maintenant d’une checklist permettant de suivre clairement les vérifications à effectuer.

Un mode de revue des documents

Un nouveau mode « Revue » permet de consulter les documents du contrôle les uns après les autres, sans quitter le parcours de vérification.

Une interface plus cohérente

Les tableaux, les en-têtes, les états vides et de nombreux composants ont été harmonisés dans toute l’application.

Un calcul des frais plus détaillé

Les revenus et le patrimoine financier sont désormais regroupés par grandes catégories.

Cette organisation permet de mieux retranscrire les informations issues des documents financiers et fiscaux.

Le compte rendu de gestion accessible pendant le calcul

Le compte-rendu de gestion rattaché au contrôle peut désormais être consulté directement depuis l’écran de calcul des frais.

Une création de dossier plus fluide

Le parcours de création d’un dossier a été entièrement retravaillé pour réduire les étapes inutiles et faciliter la vérification des informations.

Une gestion documentaire plus efficace

Plusieurs documents peuvent être supprimés simultanément.

L'interface d'import des documents d’un contrôle a également été renforcé pour améliorer sa rapidité et sa fiabilité.

Autres améliorations

• La sélection et la création des contacts tribunal sont plus fluides.
• Les écrans de calcul ont été simplifiés.
• La navigation générale de l’application est plus intuitive.
• Les libellés et la présentation des documents ont été harmonisés.
• Le parcours d’inscription a été renforcé afin de limiter les situations de blocage.

Un meilleur suivi des factures après un décès

Un récapitulatif des factures impayées peut désormais être envoyé automatiquement au contact de succession.

Les factures concernées sont jointes directement à l’email.

Des documents enrichis

Le rapport de vérification affiche maintenant les références RG et Portalis du dossier.

Le courrier destiné aux tuteurs familiaux a également été complété avec davantage d’informations utiles.

Une recherche plus tolérante

Les recherches ne tiennent plus compte des accents.

Par exemple, une recherche sur « Eloise » permet également de retrouver « Éloïse ».

Autres améliorations

• Les listes de tuteurs indiquent plus clairement si une adresse email est disponible.
• Le parcours de création des dossiers et le calcul des frais ont été fluidifiés.
• L’envoi des ordonnances est mieux protégé contre les interruptions.
• Plusieurs parcours ont été renforcés afin d’améliorer la stabilité générale.

Exporter toutes les factures

L’ensemble des factures peut désormais être exporté au format ZIP depuis l’espace Factures.

Un email est automatiquement envoyé lorsque l’export est prêt, avec un lien sécurisé permettant de le télécharger.

Recevoir les nouvelles factures par email

Lorsqu’une facture est générée à la fin d’un contrôle, elle peut être automatiquement envoyée par email.

Ce comportement peut être activé ou désactivé depuis les paramètres de l’organisation.

Un parcours adapté aux tuteurs familiaux

Un courrier postal au format PDF peut désormais être généré dès la création d’un dossier concernant un tuteur familial.

Le calcul des frais a également été enrichi pour mieux prendre en compte les particularités de ces dossiers.

Autres améliorations

• Les factures sans dossier peuvent être supprimées en groupe.
• L’affichage des noms des majeurs protégés et des tuteurs a été harmonisé.
• La gestion des documents liés aux factures a été renforcée.
• Les opérations groupées sur les factures sont plus fiables.

Un parcours dédié au décès

Un décès peut désormais être signalé directement depuis le dossier.

Smart Tutelles adapte alors le suivi du dossier, la facturation et les communications à cette nouvelle situation.

Un contact de succession

Une personne chargée de la succession peut être enregistrée afin de poursuivre les échanges et le traitement des factures après le décès du majeur protégé.

Des communications plus claires

Les modèles d’emails ont été harmonisés pour améliorer leur lisibilité et leur cohérence.

Le fil d’activité du dossier retrace également plus précisément les principales actions réalisées.

Autres améliorations

• Le parcours de création des dossiers a été fiabilisé.
• Les flux d’envoi d’emails sont plus robustes.

Un meilleur détail des ressources

Les ressources utilisées pour le calcul des frais peuvent désormais être détaillées.

Cette présentation améliore la traçabilité du calcul et permet de mieux justifier les montants retenus.

Des actions groupées

Plusieurs dossiers, factures ou éléments d’une liste peuvent être traités en une seule opération.

Ces actions permettent de réduire les manipulations répétitives lorsque le volume d’activité augmente.

Un produit plus stable

Plusieurs tableaux, formulaires et parcours métier ont été retravaillés afin de rendre l’utilisation quotidienne plus claire et plus fiable.

Autres améliorations

• Le parcours de création des dossiers est plus confortable.
• Les notifications de relance des factures sont mieux intégrées.
• Les références légales sont plus lisibles dans les documents.
• Le tableau de bord permet de mieux suivre l’activité.
• Les messages d’aide ont été clarifiés.

Cette première version officielle pose les fondations de Smart Tutelles.

Elle permet aux vérificateurs de centraliser leurs dossiers, leurs documents, leurs contrôles et leur facturation dans un espace unique.

Créer et suivre les dossiers

Smart Tutelles permet de créer les dossiers des majeurs protégés et de suivre leur avancement depuis une interface centralisée.

Organiser les documents

Les ordonnances, comptes-rendus de gestion, justificatifs et autres documents utiles peuvent être rattachés au bon dossier et au bon contrôle.

Réaliser les contrôles

Chaque dossier peut contenir plusieurs contrôles correspondant aux différentes périodes de vérification.

Les informations financières nécessaires au calcul des frais peuvent être renseignées directement dans l’application.

Générer les documents

Les principaux documents nécessaires à la mission sont générés à partir des informations du dossier et du contrôle.

Suivre la facturation

Une première base de facturation permet de générer les factures et de suivre leur règlement.

Un produit conçu pour évoluer

Cette version constitue le point de départ de Smart Tutelles.

Le produit continuera d’évoluer à partir des besoins métier et des retours des vérificateurs qui l’utilisent au quotidien.