Nouveautés

Relire les emails envoyés d’un dossier

Les emails envoyés depuis un dossier (tuteur, tribunal, contact de succession, lien de dépôt, relances) peuvent désormais être relus depuis l’historique. Le contenu, le sujet et les destinataires restent consultables après l’envoi. Cette consultation concerne les emails envoyés à partir de cette version.

Télécharger les documents d’un contrôle en un PDF

Plusieurs documents d’un contrôle peuvent être téléchargés en un seul fichier PDF, y compris sur un dossier déjà clôturé. Cette action est prévue notamment pour l’impression ou la transmission groupée au tribunal.

Améliorations

• La limite d'import des documents d’un contrôle a été augmentée pour une transmission plus fluide.
• Les badges du dépôt tuteur indiquent plus clairement la situation (en attente, documents reçus, contrôle finalisé, dossier clôturé, etc.).
• Les champs de recherche peuvent être vidés en un clic.
• Les factures à 0 € sont indiquées « Sans frais » et ne déclenchent plus de relance.

Une composition des contrôles visible d’un coup d’œil

Sur la liste des dossiers, le statut est remplacé par des badges qui distinguent clairement les contrôles en attente de documents, à contrôler et terminés. Vous pouvez filtrer la liste selon ces états, et définir un filtre par défaut dans vos préférences personnelles. Le filtre et la recherche sont conservés pendant votre session de travail.

Consulter les points après le contrôle

Une fois le contrôle finalisé, les rapports générés et la consultation des points de contrôle en lecture seule sont regroupés dans un même espace « Après le contrôle ».

Factures et relances plus lisibles

La liste des factures met mieux en avant l’historique des relances, notamment la date de dernière relance. Une explication des relances automatiques est disponible directement depuis la page.

Correctifs

• La création d’un dossier est plus fiable.
• Lors de la création d’un dossier, les étapes signalent plus clairement les informations à compléter.

Un cotuteur associé au dossier

Un cotuteur peut désormais être renseigné sur un dossier, en complément du tuteur principal.

Il est pris en compte dans le suivi du dossier, les échanges et les différentes étapes du contrôle, afin de mieux couvrir les situations dans lesquelles plusieurs représentants interviennent.

Une gestion des dossiers simplifiée

Les fenêtres de création et de modification d’un dossier ont été réorganisées pour rendre le parcours plus lisible.

Les informations relatives au majeur protégé, aux tuteurs, au tribunal, à la période de contrôle et à la succession sont désormais plus faciles à retrouver et à modifier.

Une facturation mieux sécurisée

Un aperçu de la facture est maintenant présenté avant la validation du contrôle afin de vérifier les montants et les informations qui seront générées.

Le calcul des frais tient également mieux compte de la participation du majeur protégé.

Les factures PDF mentionnent désormais le tuteur afin d’être plus facilement identifiables par leurs destinataires.

Autres améliorations

• Un avertissement signale un possible doublon de majeur protégé dès l’analyse de l’ordonnance.
• La durée de contrôle par défaut peut être définie dans les paramètres de la structure.
• La liste des dossiers affiche des indicateurs plus utiles et le détail des contrôles par année au survol.
• Le statut du contrôle est désormais aligné sur la présence du compte-rendu de gestion.
• Le simulateur de frais est accessible directement depuis le menu de l’application.
• Les libellés des statuts de contrôle ont été clarifiés.

Une extraction des ordonnances plus précise

La reconnaissance des ordonnances a été améliorée pour préremplir davantage d’informations lors de la création d’un dossier, notamment le vérificateur désigné.

Les informations extraites restent entièrement vérifiables et modifiables avant la création du dossier.

Un dépôt de documents plus clair

Les tuteurs peuvent désormais suivre la progression de l’envoi de leurs documents et visualiser les fichiers déjà déposés ou en cours d’envoi.

Un accusé de réception leur est automatiquement adressé après la transmission de leurs documents.

Une gestion des dossiers plus souple

La période de contrôle d’un dossier actif peut maintenant être corrigée plus facilement.

Autres améliorations

• La saisie des dates est également possible directement au clavier au format JJ/MM/AAAA.
• Les réglages sont maintenant organisés en plusieurs sections.
• Le contact tribunal est automatiquement sélectionné lorsqu’un seul contact est disponible.
• Les documents PDF volumineux sont mieux pris en charge.
• Le guide de démarrage peut être temporairement masqué.
• Les limites d’envoi ont été adaptées selon le type de document.
• La fenêtre de création d’un dossier s’adapte mieux aux écrans de faible hauteur.

Une meilleure vérification des adresses email

Smart Tutelles vérifie désormais le format et le domaine des adresses email avant leur enregistrement et avant l’envoi d’un message.

Lorsqu’une adresse semble incorrecte, l’envoi est automatiquement désactivé et une explication apparaît à l’écran.

Un meilleur suivi des échecs d’envoi

Une notification est ajoutée au centre de notifications lorsqu’un email différé n’a pas pu être envoyé, par exemple après la finalisation d’un contrôle ou lors d’un rappel.

Des contacts tribunal plus faciles à gérer

Les contacts d’un tribunal peuvent désormais être créés ou modifiés directement depuis la création d’un dossier ou lors du changement de tribunal rattaché.

Autres améliorations

• Lorsque le majeur protégé est décédé, la date de décès apparaît maintenant sur la page de garde du rapport de vérification.
• La présentation du détail des frais a été simplifiée.
• Le document auparavant nommé « Calcul des frais » devient « Détail des frais ».

Des notes internes dans les dossiers

Il est désormais possible d’ajouter des notes internes à un dossier.

Ces notes restent réservées à l’organisation et ne sont jamais transmises au tribunal ou aux autres destinataires des communications.

Des modèles plus simples à réutiliser

La gestion des modèles a été réorganisée sous forme de tableau.

Un modèle existant peut être dupliqué en un clic. Le contenu rédigé dans un champ de texte peut également être enregistré directement comme nouveau modèle.

Une saisie manuelle pour les frais du tuteur

L’assiette de l’année précédente utilisée pour comparer les frais du tuteur au barème peut maintenant être renseignée manuellement depuis la checklist du contrôle.

Cette possibilité facilite le traitement des situations dans lesquelles les données du contrôle précédent ne sont pas disponibles dans Smart Tutelles.

Autres améliorations

• Un bouton de création rapide a été ajouté à côté de la rubrique « Dossiers » dans le menu principal.
• L’envoi du lien et du code de dépôt tuteur est désormais accessible depuis le menu « Envoyer un email », avec une prévisualisation du message avant son envoi.
• La limite de documents pouvant être déposés dans un contrôle a été augmentée.
• La date de l’ordonnance peut être modifiée depuis le dossier.

Correctifs

• Correction du décalage d’un jour pouvant apparaître sur certaines dates.
• Correction d’un chargement infini après l’approbation ou le rejet d’un contrôle.

Un espace de dépôt sans création de compte

Un lien sécurisé peut désormais être adressé au tuteur afin qu’il transmette les documents nécessaires au contrôle sans créer de compte.

Depuis Smart Tutelles, le vérificateur peut :

• consulter le statut du dépôt ;
• relancer le tuteur ;
• retrouver les documents directement dans le contrôle ;
• suivre plus facilement les éléments reçus / non reçus.

Un calcul plus fiable sur les contrôles pluriannuels

La comparaison des frais du tuteur avec le barème s’appuie désormais sur le dernier contrôle précédent dans la fréquence du dossier.

Le montant de référence s’affiche correctement pour les contrôles annuels, biennaux et triennaux.

Une meilleure gestion de la TVA

Les organisations bénéficiant de la franchise en base de TVA peuvent désormais l’indiquer dans leurs paramètres.

Les factures sont alors générées avec un taux de TVA à 0 % et la mention légale correspondante.

Autres améliorations

• Les dates de naissance allant jusqu’à 150 ans sont désormais acceptées afin de couvrir certaines situations particulières.

Un carnet de contacts pour les structures

Les associations et les préposés d’établissement peuvent maintenant enregistrer plusieurs personnes dans un carnet de contacts.

Un référent peut ensuite être désigné pour chaque dossier. Les emails relatifs au dossier lui sont automatiquement adressés lorsqu’il est renseigné.

Le tuteur et son référent peuvent être modifiés rapidement depuis le parcours du dossier.

Un meilleur suivi de l’activité

Une colonne « Dernière activité » a été ajoutée à la liste des dossiers pour mieux identifier ceux qui ont récemment évolué.

Autres améliorations

• Lorsque plusieurs documents du même type sont déposés simultanément, ils ne se remplacent plus entre eux.
• Le sélecteur de dates est plus intuitif.
• La liste des tuteurs est plus simple à parcourir.
• Les logos volumineux provoquent moins d’échecs lors de l’envoi d’emails.

Reprendre un contrôle finalisé

Un contrôle approuvé ou rejeté peut désormais être rouvert afin de corriger une erreur.

Lors de la reprise :

• les rapports précédemment générés sont supprimés ;
• la facture associée est annulée ;
• les documents déposés sont conservés ;
• les données financières restent disponibles ;
• la reprise apparaît dans le fil d’activité du dossier.

Des factures annulées mieux identifiées

Les factures annulées sont maintenant clairement distinguées des autres factures.

Elles sont exclues des totaux et ne peuvent plus être marquées comme payées.

Des frais d’impression facturables

Les frais d’impression et de reprographie peuvent désormais être ajoutés à la facturation.

Une meilleure gestion des documents

Un type de document spécifique « Ordonnance de dessaisissement » a été ajouté afin de le distinguer des ordonnances supplémentaires.

La liste des types de documents a également été simplifiée en retirant plusieurs catégories devenues inutiles.

Autres améliorations

• Les montants détaillés du calcul des frais complètent uniquement les champs encore vides.
• Une confirmation est demandée lorsqu’une valeur existe déjà.
• Les intitulés des documents et de l’interface ont été harmonisés.
• L’alerte de clôture apparaît uniquement lors du dépôt d’une ordonnance de dessaisissement.